Agenda Conveniente é Crucial
Continuando a série de artigos que tratam do ralo aberto em seus ganhos produzidos pelos pacientes que faltam as consultas, expomos aqui mais algumas soluções para esse problema.
Relatos encontrados na internet demonstram que clínicas que tenha taxa de ausência de seus pacientes de mais de 30% podem mudar esse cenário colocando as necessidades dos pacientes antes das necessidades da clínica.
A marcação antecipada ( muito comum ser de 3 a 4 meses) pode ser a fonte do problema. Pacientes que precisam antecipar uma consulta, muitas vezes desistem de contratar seus serviços devido a demora. Para alguns médicos pode ser comum encontrar pacientes na porta do consultório, sem hora marcada, esperando que, por algum milagre, abra-se um encaixe. Invariavelmente alguns destes serão atendidos (pensamos aqui em uma taxa de ausência de 30%, ou seja 3 a 4 pacientes podem faltar em um dia de 12 consultas agendadas), porém, com alguma acurácia, podemos dizer que todos sairão aborrecidos. A demora ou o não atendimento podem levar seu cliente a mudar de médico, ou a reprodução de má propaganda a seu respeito (“meu médico é muito bom, mas toda vez você tem que esperar pelo menos 2 horas pra ser atendida!”).
Os pacientes ausentes são um problema particular no verão. No período de férias, compromissos de laser não comunicados podem aumentar em muito a taxa de faltas no seu consultório
É preciso criar um acesso ao paciente para ele agendar a consulta em um horário que seja conveniente para ele, e não para nós. A expansão do horário de funcionamento da clínica. Expandir o horário pode permitir a criação de um sistema de acesso direto, que permite a marcação de pacientes no mesmo dia. Mais trabalho para sua secretária em benefício de um melhor uso de seu tempo.
Há também uma tendencia de enxugar o cronograma. Staffs acabam por cancelar marcações de, por exemplo, pacientes diabéticos, que precisam apenas mostrar a evolução de seus exames laboratoriais. Receba os exames por email e inclua-os nas suas ligações após o consultório. Enxugar a agenda e acabar com os cancelamentos criam espaços para pacientes que não haviam feito reserva ainda.
Mais uma vez vale a pena falar da ligações para relembrar seus pacientes de suas consultas. Os pacientes esquecem-se menos quando as ligações são feitas um dia antes, principalmente aqueles pacientes novos. Você, como médico, pode usar esse tempo para estabelecer a relação médico paciente começando a pré registrá-los, então o tempo deles no seu consultório é menor, pois a consulta começou no dia anterior.
No dia da consulta, sua recepcionista pode usar de ligações de última hora quando necessário. Ligar as 8:55, se a consulta é as 9, e o paciente ainda não chegou, pode ser bastante produtivo. Essa ligação permite a remarcação quando necessária e já abre janelas que podem ser preenchidas no seu dia.
Essas soluções apresentadas foram tiradas de um site americano, país que possui cultura e realidades bastante diferente das do Brasil Sabemos das dificuldades de implantar sistemas como esses aqui no País.
Caso tenha alguma outra solução comente o texto e enriqueça a discussão sobre o assunto. Confira também os outros artigos dessa série que pretende ensinar como reduzir a perda de dinheiro do seu consultório:
6 Motivos que fazem o paciente faltar a consulta
Como abordar os pacientes que faltam as consultas
